KPIとは？
KGI・KSFとの違いや設定方法、管理手順を詳しく解説

企業の成長には、業績や目標達成度を適切に測定する指標であるKPIが欠かせません。

しかし、KPIを効果的に活用するには、正しい知識と適切な管理が必要で、設定方法を誤ると、期待した効果を得られない可能性もあります。

本記事では、KPIの基礎知識から設定するメリット、管理を成功させるコツまで詳しく解説します。業務課題の解決や業績の向上に役立ててください。

KPIとは、「Key Performance Indicator」の略で、日本語では「重要業績評価指標」と訳されます。

企業や組織、個人が設定した目標を達成する上で、どの業務プロセスが重要で、どの程度進捗しているのかを把握し、目標達成度を測るために用いられる重要な指標です。

KPIを設定すれば、目標達成に向けた進捗状況が可視化できるようになり、現状が把握しやすくなります。もし目標達成から遅れている場合は、原因を分析して改善策を講じることで、軌道修正を図れるようになるでしょう。

KPIには、売上目標達成率や顧客満足度、従業員エンゲージメント(企業と従業員の関係性)など、様々な種類が存在します。

例えば、ECサイトを運営する企業であれば、「月間売上高」「顧客獲得数」「サイト訪問者数」「コンバージョン率」などをKPIに設定するケースが多いでしょう。

顧客満足度向上を目標とするならば、「顧客アンケートの満足度スコア」「リピート率」などがKPIとして有効です。

KPIは業種や職種、部門、目標などによって設定する指標が異なります。いずれも重要なのは、それぞれの状況にあわせて適切なKPIを設定することです。

KPIと似た言葉に、KGI（重要目標達成指標）とKSF（重要成功要因）があります。これらは目標達成のプロセスを階層的に表す際に用いられます。KGIは最終的な目標、KSFはKGIを達成するための成功要因、KPIは目標達成に必要なKSFを具体的な数値で示した指標です。

例えば、「年間売上高10億円達成」のKGIに対し、「Webサイトのアクセス数増加」「広告のコンバージョン率向上」などをKSFとして設定し、「新規顧客獲得数1000人」のKPIを設定するとし、目標への道筋を明確化できます。

KPIを設定するメリットは、以下のとおりです。

　●  目標達成の促進
　●  従業員のモチベーション向上
　●  企業の業績向上

それぞれ詳しく解説します。

KPIを設定する最大のメリットは、目標達成を促進できることです。KPIを設定することで、漠然としていた目標が明確化され、現状を把握しやすくなります。

また、目標達成に向けた進捗状況を可視化すれば、チーム全体で状況を共有し、一丸となって業務に取り組めるでしょう。

KPIを設定・管理することで、目指すべき目標が明確化されるだけでなく、現在地も把握できます。

目標達成による達成感が従業員のモチベーション向上につながったり、公平な評価制度と適切なフィードバックが従業員の成長に大きく貢献したりします。

KPIの導入は業務プロセスの改善にも効果的で、生産性向上にもつながります。

例えば、製造業で「不良品発生率」をKPIとして設定した場合、その数値を改善するために、製造工程の見直しや品質管理の強化などの取り組みが行われます。

不良品発生率が低下すれば、コスト削減や顧客満足度向上につながり、企業の業績向上に貢献するでしょう。

KPI導入は、目標達成を促進し、企業の成長を促すための有効な手段です。

しかし、導入にあたって浮き彫りになる課題は無視できません。以下では、KPI導入時に発生する課題とその解決策をご紹介します。

KPI導入での大きな課題は、適切なKPIを設定することの難しさです。KPI設定の際には、目標との関連性や測定可能性、達成可能性などを考慮する必要があります。

よくある失敗例としては、目標と関連性の低い指標を設定してしまう、測定が困難な指標を設定してしまう、などが挙げられます。

KPI設定ツールやフレームワークを活用したり、専門家のアドバイスを受けたりして、適切なKPIを設定しましょう。

KPIを導入すると、KPIの測定や分析、評価などの管理業務が発生します。これらの追加業務は、管理担当者にとって大きな負担となる可能性があります。

KPI管理の負担を軽減するためには、KPI管理を効率化するツールやシステムを導入することが有効です。また、各種ツールやシステムを活用すれば、データの自動収集や可視化が可能となり、業務の効率化にもつながります。

KPI導入によって、従業員が評価制度の変化に不安を感じたり、達成できないことに大きなストレスを感じたりする可能性があります。

KPI導入では従業員からの理解と協力が不可欠なので、目的やメリットを丁寧に説明しつつ、フォローも忘れないようにしましょう。

また、KPI導入によって従業員が不当に評価されることがないように、公平な評価制度を構築することも重要です。

KPIを最大限に活用するには、適切な手順で管理する必要があります。目標設定から評価までの一連の流れを理解し、業務に取り入れましょう。

KPI管理の最初のステップは、KGI（重要目標達成指標）を設定することです。KGIは、最終的に達成したい目標を数値化したものであり、事業全体の目標を明確に示す役割を担います。

KGIを設定する際は、具体的で測定可能な目標を選定しましょう。また、目標達成の期限を明確にすることも忘れてはいけません。

KGIを設定したら、次にKSF（重要成功要因）を設定しましょう。KSFとは、KGIを達成するために必要な要素のことです。

KSFを特定し明確化すれば、目標達成に向けた取り組みを効率的に進められます。

KSF達成のための具体的な指標として、KPIを設定します。KPIを設定する際は、SMARTの法則を意識するのがポイントです。SMARTの法則は、以下の5つの要素から構成されます。

①   Specific（具体的）
②   Measurable（測定可能）
③   Achievable（達成可能）
④   Relevant（関連性）
⑤   Time-bound（期限）

例えば、「Webサイトのアクセス数を増やす」のKSFに対して、「3ヶ月以内にWebサイトの月間アクセス数を前月比10%増加させる」のようにKPIを設定すると、SMARTの法則を満たしたKPIとなります。

また、目標達成前に必要な要素や指標を階層形式で整理するKPIツリーを作成すれば、KGI、KSF、KPIの関係性を視覚的に把握し、KPI管理をスムーズに行えます。

KPIを設定したら、KPI達成度をどのように評価するかを決定します。

評価基準や評価方法を具体的に定めることで、客観的な評価が可能になります。評価結果は、従業員へのフィードバックや改善活動に活用しましょう。

KPI達成度は定期的に測定し、進捗状況を把握することが大切です。ただし、測定頻度は、KPIの種類や目標設定期間によって異なります。

例えば、Webサイトのアクセス数をKPIに設定しているのであれば、日々のアクセス数の変化を把握するために毎日測定するのがおすすめです。一方で、従業員の定着率をKPIに設定している場合は、四半期ごとや年1回などの測定で十分な場合もあります。

KPI達成度を測定する際は、Excelなどの表計算ソフトや、データを可視化・分析できるBIツールなどを活用することで、データの集計や分析を効率的に行えます。

KPI達成度を測定した後は、結果を分析し、現状を把握することが重要です。目標値と実績値を比較することで、達成度合いを評価できます。目標値を達成している場合は、成功要因を分析し、今後の活動に活かしましょう。

目標値に届いていないのであれば、原因分析を行い、改善策を検討しなければなりません。「なぜなぜ分析」や「特性要因図」などのフレームワークを活用すれば、問題の根本原因を効率的に探せます。

PDCAサイクルを回し、継続的な改善活動を行うことが目標達成には不可欠です。

KPI管理を成功させるコツは、以下の要素を意識することです。

　●  客観的に評価できる指標を設定する
　●  実現可能な水準の指標を設定する
　●  従業員が理解しやすい指標を設定する

ひとつずつ順番に見ていきましょう。

KPIを設定する際は、定量的なデータで測定可能な客観的に評価できる指標を設定しましょう。例えば、WebサイトのPV数や顧客満足度アンケートのスコアなどは、数値で測定できるため、客観的な評価が可能です。

反対に、「従業員のやる気」や「商品の魅力度」などの数値化が難しい指標は、定量化できないため評価が曖昧になりやすく、KPIとして適切ではありません。

KPIは、現状を踏まえ、達成可能な水準の指標を設定することが重要です。高すぎる目標を設定してしまうと、達成が困難なため従業員のモチベーション低下につながる可能性があります。

例えば、現状の客単価が2,000円の場合、「来期の客単価を10,000円にする」といった非現実的な目標を設定するのは避けましょう。目標達成への意欲を高めるためには、現状を分析し、適切に取り組めば達成できる程度の目標を設定することがポイントです。

従業員が理解しやすい指標を設定することも、KPI管理を成功させる上で欠かせません。指標の意味や目的、達成方法などを明確に示すことで、従業員の理解と納得を深め、目標達成への意識を高められます。

専門用語や複雑な計算式を用いた指標は、従業員にとって理解しづらく、モチベーション低下につながる可能性があります。設定する指標は、できる限りシンプルで分かりやすいものを心がけましょう。

人事・総務部門の皆様にとって、KPI管理は大事な業務のひとつです。しかし、KPIの設定や管理には多くの課題が伴います。

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